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信息时代档案管理工作的创新
信息来源:《中国教育技术装备》杂志社官网 发表时间: 2020-12-5 阅读数:63

信息时代档案管理工作的创新

摘要本文从信息时代对档案管理工作的新要求入手,详细分析了当前我国档案管理工作中存在的问题,并就这些问题提出了针对性的创新措施,希望通过这些措施能够更好地做好信息时代的档案管理工作。

关键词信息时代;新要求;档案管理;存在问题;创新措施

档案管理水平直接影响着其他各项工作的开展,相关工作人员要重视相关工作的开展,并根据时代的发展要求不断创新,确保档案管理工作能够顺利开展。信息时代的飞速发展,使得人们习惯运用信息化技术来获取相关信息,这就要求档案管理工作要及时创新,不能再拘泥于纸质档案的管理和运用,而要将相关档案电子化、信息化,满足人们对档案需求的及时性,促进单位各项工作的开展。

1、信息时代对档案管理的新要求

信息化时代的快速发展给我国档案管理工作提出了一系列新要求,具体表现在以下几个方面:

1.1要逐步实现档案管理文件的电子化和信息化。我们都知道,过去的档案管理主要是纸质文件的管理,而当前为了实现档案管理工作的信息化,必须提前做好相关档案文件的信息化工作。一方面要将过去的纸质文件通过信息化设备来将其电子化,在实现电子化的过程中要切实保证各项资料的真实性;另一方面要做好当前各项电子资料的收集和整理,及时对电子档案库进行相应的更新。

1.2要及时做好各项电子档案的整理和归档工作,避免造成档案的丢失和遗漏。首先要根据档案管理工作的要求对相应的电子档案进行相应的编码和排序,通过编排可以使相关电子档案利落整齐,一看到相关编号就能知道是哪一年的档案,方便后期的归档和利用。其次要做好归档工作,相关的电子档案要按照要求进行归档,并详细地做好记录工作,方便档案的查找和应用。最后要严格制定科学的电子档案管理制度,通过相关制度来减少对电子档案的破坏,确保电子档案机制能够得到很好的应用。

1.3要根据档案管理信息化的工作要求做好相应的信息化工作。一方面要及时购买相应的信息化设备,比如计算机、打印机、扫描仪等等,只有具备了这些信息化设备,才能顺利完成档案电子化的相关工作。二是要及时建立档案管理信息化的相关搜索和数据库的工作,搜索引擎的建立是为了后期信息化档案的利用,而数据库的建立是为了更好地开展电子档案的归档工作,只有这样才能充分完成档案管理的信息化,才能切实提高档案管理效率。

2、当前我国档案管理中存在的问题

2.1对档案管理认识不足。很多单位没有充分认识到档案管理的重要性,认为档案在办重要证件或者重大事件时才需要,因此不注重日常的档案管理工作,致使档案管理中存在许多问题,比如有的单位没有设置专门的档案管理部门,这就导致档案管理工作不够细致,不能落到实处;有的单位没有按照要求制订相应的档案管理制度,致使档案管理工作混乱,不利于档案的存放和利用;有的单位不重视档案管理工作的开展,致使很多人员对档案管理的认识不足,不能更好地对档案进行利用等等。

2.2当前很多单位的档案管理人员不具备专业的档案管理知识,工作素质较低,不能满足档案管理工作的要求。其一是很多单位不重视档案管理工作的开展,没有专门的档案管理工作人员,档案管理工作都是其他部门的人员兼职,这就使其在工作中不能严格按照档案管理工作要求来开展工作。其二是档案管理工作人员不具备扎实的档案管理知识,在实际工作中档案管理效率较低,不能满足工作需求。其三是不重视对相关工作人员的培训,工作能力较低,直接影响了档案管理工作质量。

2.3档案管理信息化不够完善,存在着档案丢失的风险。我们都知道信息化时代的到来在很大程度上提高了档案管理工作的电子化效率,但是电子档案的存放存在着一定的不安全因素,主要体现在以下几个方面:一是电子档案在传输过程中存在泄露的风险,这就要求在传输档案时应运用相关的安全软件,避免此类情况的发生。二是电子档案的存放存在着丢失的风险,网络黑客的存在直接影响着各种网络信息的安全,这就要求必须按照档案管理标准购置相应的杀毒和防护软件,避免黑客的人侵。三是档案管理工作人员的风险意识较差,没有严格按照档案管理的相关制度来开展工作,存在着一定的档案遗失风险。

2.4当前档案管理工作效率低下,不能满足档案管理工作的要求。当前档案管理工作效率低下主要体现在以下几个方面:其一是大部分单位的档案管理基础较差,在实际的档案管理工作中还需要细化很多工作内容,致使工作任务重、效率低。其二是档案管理机制和人员队伍的建立还不够完善,不能满足当前工作需求,致使工作效率较低。其三是档案管理信息化进程是一项长期性的工作,当前信息化在档案管理中的应用还不全面,还不能更好地提高档案管理工作效率。

3、信息时代档案管理的创新措施

3.1提高人们对档案管理工作的重视度。为了切实提高信息时代档案管理工作水平,首先要做的就是要让人们充分认识到档案管理工作的重要性,这样才能使人们更加重视档案管理工作的开展。一方面,要进一步加大对档案管理工作的重要性宣传,通过宣传使人们认识到档案管理工作的必要性;另一方面,要及时更新档案管理工作理念,既要重视档案的存放和归纳更要重视档案的后期利用,切实满足信息化时代对档案管理工作的要求。

3.2加大资金投入,推动档案管理的信息化进程。档案管理工作的信息化需要多方面的投人,如信息化硬件和软件设备的投人、信息化技术的投人等等,为此必须加大资金投人才能推动档案管理信息化工作进程。首先,要购置相匹配的信息化硬件设备,主要包括计算机、打印机和扫描仪等设备,通过增加这些设备可以做好相应的基础性工作,比如将纸质档案电子化、收集当前的电子档案等等,同时,通过购置计算机能够进一步提高档案管理的检索效率,提高电子档案使用率。其次,要购置相应的软件设备,这些软件包括杀毒软件、防护软件以及相应的档案管理软件等等,通过应用这些软件不仅能保证电子档案的正常使用,还能确保电子档案的安全。最后,要加大信息化技术的投人,主要是电子数据库技术的引用,通过这一技术的运用不仅能够进一步提高档案管理在极短的时间内搜索到自身所需的档案,提高档案的搜索效率,还能充分地挖掘出众多档案的价值,在众多的档案中选择出最为需要的档案。

3.3提高档案管理人员素质,使其更好地开展档案管理工作。首先,要重视档案管理工作的开展,尽可能地设置专职档案管理岗位,确保档案管理工作的规范性。其次,要持续加强对档案管理工作人员的培训工作,一方面对其进行专业档案管理知识的培训,使其具备较为扎实的档案管理知识;另一方面要对其进行信息化知识的培训,使其能够在档案管理工作中充分利用信息化知识,提高档案管理信息化效率。最后,要引进具有专业档案管理知识的工作人员,通过引进专业知识人才确保档案管理工作的顺利开展,切实提高档案管理工作质量。

3.4创新档案管理工作方法,提高档案管理效率。一是要加大对档案管理信息化工作的宣传力度,通过宣传使人们认识到档案管理信息化的重要性和必要性,使工作人员在实际工作中充分利用相关信息化技术,进一步提高档案管理信息化水平。二是要持续创新档案管理工作机制,使档案管理制度更加规范,减少各种不合理现象的发生。三是要及时发现档案管理信息化过程中存在的各项问题,并及时解决,进一步提高档案管理效率。四、结束语

综上所述,我们知道信息化时代的深人发展对我国档案管理工作提出了新的要求,为此必须重视档案管理信息化工作的开展。一方面,要加大各项信息化设备的投人,为档案管理信息化工作奠定良好基础;另一方面,要持续创新档案管理工作,进一步提高档案管理工作效率,满足人们对档案管理工作的需求。

参考文献

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[4]商良.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].科学咨询(科技·管理),2019(05).

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